6 conseils et meilleures pratiques pour le suivi de flotte

«Mon entreprise est trop petite. Nous n'avons pas besoin d’effectuer le suivi de la flotte. »

«Je ne connais rien à la technologie. Les outils de suivi de flotte semblent compliqués. »

«Mes employés vont penser que je ne leur fais pas confiance. Ils vont partir. »

Ces remarques vous rappellent quelque chose ? Ces préoccupations concernant le suivi de flotte sont très courantes. Il est difficile pour les dirigeants et leurs collaborateurs d'adopter une nouvelle technologie, surtout si « l'ancienne méthode » fonctionnait « très bien ». Qui plus est, la plupart des dirigeants d'entreprise préfèrent garder les choses simples.

En réalité, le suivi de flotte simplifie les processus de travail. Il accroît l'efficacité des équipes et responsabilise les gestionnaires de flotte. Comment ? En leur donnant plus de contrôle et de visibilité sur leurs opérations.

Munis de meilleures données, les gestionnaires de flotte peuvent prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Ces décisions cruciales ont un impact majeur sur les résultats de l'entreprise.

À mesure que les entreprises se développent, investir dans un logiciel de gestion de flotte peut réduire considérablement les coûts opérationnels. Toutes ces économies permettent à l'entreprise de rester rentable et compétitive et de continuer à se développer.Petit indice : Log Imaginez payer moins pour le carburant et les salaires tout en augmentant vos recettes !

Le suivi de flotte est bénéfique pour tout parc de véhicules, qu'il s'agisse d'un service de nettoyage local ou d'un grand fournisseur de services publics.

Mais n'est-il pas difficile d'installer et de mettre en route ce logiciel ?

Non ! Le suivi de flotte commence par l'installation unique d'une unité GPS sur chaque actif (qu'il s'agisse d'un véhicule, d'un équipement ou d'un outil). Une fois cette installation prête à l'emploi terminée, l'appareil commence automatiquement à transmettre des données en temps réel.

La télématique gagne en popularité chaque année. Selon une enquête de recherche réalisée par Goverment Fleet en 2018, 75 % des flottes ont utilisé la télématique sur au moins une partie de leurs véhicules !

La mise en œuvre du suivi de flotte n'est pas aussi effrayante ou difficile que vous le pensez. Voici 5 autres conseils pour aider votre équipe à prendre un bon départ.

1. Informez l'ensemble de votre personnel sur le fonctionnement du suivi de flotte.

Vous craignez la réaction de votre personnel ?

De toute évidence, personne n'aime les grands changements et personne ne veut se sentir micro-managé.

Mais la vérité est que le suivi de flotte réduit la microgestion en augmentant la visibilité des opérations quotidiennes. Désormais, les gestionnaires de flotte peuvent géolocaliser chaque véhicule, suivre leur parcours et s'assurer de la prestation de service (sans avoir à appeler constamment les conducteurs). Ils peuvent ainsi s’assurer que les tâches sont effectuées dans les délais et que les clients sont satisfaits.

Il est important d'informer les conducteurs et les techniciens sur la façon dont le suivi de flotte fonctionne réellement. Vous devez également être transparent sur les raisons pour lesquelles l'entreprise doit mettre en œuvre cette technologie. Pour rester rentables et continuer à se développer dans un paysage concurrentiel en constante évolution, et souvent incertain, les entreprises doivent de toute évidence s'adapter. Il en va de même pour les collaborateurs.

La vérité est que le suivi de flotte :

•     Permet d’assurer la sécurité des conducteurs en réduisant les mauvais comportements au volant
•     Améliore la sécurité et prévient les pertes de stocks
•     Garantit la responsabilisation des collaborateurs

Le suivi de flotte peut réduire les accidents et les blessures jusqu'à 25 %, ce qui augmente l'efficacité des véhicules de 15 %. (Source : Mordor Intelligence) Lorsqu’il est bien mis en œuvre, le suivi de flotte améliore également la confiance et la communication entre les responsables et leurs collaborateurs.

2. Créez et appliquez de meilleures politiques internes grâce au suivi de flotte.

Le suivi de flotte ne se résume pas simplement à vous montrer un point mobile sur une carte. Cet outil est bien plus puissant que cela.

Oui, le suivi par GPS de la localisation et du mouvement des actifs en temps réel est important. Mais les outils de suivi de flotte peuvent également aider les responsables à faire respecter les politiques de l'entreprise en matière de temps d’arrêt moteur tournant, d'excès de vitesse et d'entretien des véhicules. La réduction du temps d'arrêt moteur tournant et des excès de vitesse est imposée par la loi. Celle-ci est bénéfique pour l'environnement et réduit considérablement les coûts de carburant.

Le suivi de flotte peut réduire la durée des trajets jusqu'à 68 %. Il contribue également à réduire les émissions de carbone et les coûts de carburant. (Source : Mordor Intelligence) 

La technologie télématique surveille :

•     Les niveaux et la consommation de carburant
•     La température du véhicule
•     Les besoins d'entretien des véhicules
•     L'optimisation des itinéraires et plus encore !

(Vous souhaitez voir ces fonctionnalités en action ? Rendez-vous sur ce site.)

La maîtrise de l'entretien des véhicules permet d'éviter les temps d'arrêt, les réparations coûteuses et les interruptions/retards de service inattendus. Les informations sur le compteur kilométrique et le kilométrage sont toujours disponibles et sont automatiquement mises à jour. Grâce à la télématique, les responsables obtiennent un aperçu complet de chaque véhicule (et des mises à jour de son état) sans avoir à procéder à un examen physique.

Plus important encore, les outils de suivi de flotte peuvent aider les responsables à imposer une conduite plus sûre au volant. La technologie permet d'identifier les comportements de conduite agressive (c'est-à-dire les freinages brusques, les virages et les excès de vitesse) afin que les responsables puissent gérer ces comportements avant qu'ils ne provoquent des accidents ou n’entraînent des amendes.

3. Utilisez les données pour améliorer la formation du personnel et l'évaluation des performances.

Le suivi de flotte permet de visualiser et d'analyser facilement chaque trajet d'un véhicule.

Combien de véhicules ont passé le portail de l’entreprise ? Quand ? Qui a pris quel véhicule et pour quel site et/ou quelle mission ? Quels conducteurs sont disponibles et quand ?

Le suivi de flotte permet de répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore. Une plus grande visibilité améliore la répartition et la planification des itinéraires. Mais pour améliorer la productivité de l'équipe, le personnel a besoin de suivre une formation aux meilleures pratiques, et ses performances doivent être régulièrement évaluées. Vous instaurez ainsi la confiance et améliorez la communication entre les responsables et leurs employés.

Le suivi de flotte aide les responsables à identifier les bons conducteurs (et à les récompenser à l’aide de primes d’encouragement et/ou en leur montrant leur appréciation) ainsi que les mauvais conducteurs (qui peuvent nécessiter des mesures disciplinaires ou un licenciement). Les données GPS et télématiques peuvent aider les responsables à constituer des équipes plus solides à long terme.

4. Améliorez la gestion de vos actifs grâce au suivi de flotte.

Il est facile de commettre des erreurs quand vous devez gérer des dizaines de véhicules et des centaines d’outils. Ces erreurs peuvent entraîner des locations ou des achats inutiles, des dommages aux actifs, des pertes ou même des vols.

Le suivi de flotte permet d'éviter ces problèmes en affichant tous les actifs identifiés et leur emplacement (en temps réel). Les gestionnaires de flotte ne perdront plus une énergie et un temps précieux à rechercher des véhicules, des équipements et des outils, ce qui permet également aux entreprises de réaliser des économies.

5. Utilisez le suivi de flotte pour garder le contrôle de la maintenance.

La coordination de l'entretien programmé et préventif des véhicules est simplifiée grâce au suivi de flotte. Finis les conflits d'horaires et les maux de tête ! 

La télématique permet de suivre le kilométrage, l'utilisation et l'entretien de chaque véhicule. Le logiciel envoie des alertes lorsqu'il est temps de procéder à des contrôles de routine. Il informe également les gestionnaires de flotte des problèmes potentiels afin qu'ils puissent éviter que des ajustements mineurs ne se transforment en réparations majeures. Un entretien régulier peut prolonger la durée de vie des véhicules de votre flotte et améliorer leur prix de revente.

Les véhicules de la flotte ont des coûts fixes et variables élevés. En prenant soin de ces actifs de manière cohérente, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leurs investissements.

6. Choisissez le meilleur système de suivi de flotte qui répond à vos besoins.

Les meilleurs systèmes de suivi de flotte sont faciles à comprendre, à installer et à utiliser. Grâce à un matériel robuste et autonome, il suffit aux entreprises d’installer la solution et de laisser la technologie faire le reste. Après tout, vous n'êtes pas censé surveiller vous-même le « géolocalisateur » de vos actifs ! Le meilleur système de suivi de flotte est celui qui vous permettra d'économiser de l'argent et d'obtenir un retour sur investissement immédiat. Il doit donc vous fournir les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées (sans vous submerger). Ses fonctionnalités doivent être avancées tout en restant conviviales. Et bien sûr, un service client de grande qualité est indispensable ! (Petit indice : Logifleet intègre tous ces services.)

Les bons systèmes de suivi de flotte évitent les maux de tête, ils ne les provoquent pas.

Lorsque vous choisirez le système de gestion de flotte adapté aux besoins de votre entreprise, gardez ces questions à l'esprit :

•     Quelle est la taille de ma flotte et combien ai-je investi dans ces véhicules ?
•     Quels sont les types de véhicules qui composent ma flotte ?
•     Comment est-ce que j'évalue actuellement les performances professionnelles des conducteurs ?
•     Suis-je préoccupé par le vol et les dommages aux équipements, aux véhicules ou aux cargaisons ?
•     Est-ce que j'anticipe la croissance future de l'entreprise et les besoins en matière de suivi de flotte ?
•   Comment fournir une preuve de service ou de livraison à l'heure actuelle ?

En conclusion

Oui, le changement est difficile. Mais, il est également nécessaire. À mesure qu'une flotte se développe, celle-ci doit également évoluer. Le suivi de flotte aide les entreprises à réduire les coûts liés à leur parc automobile, à augmenter la productivité des équipes et à appliquer de meilleures politiques sur le lieu de travail. Investir dans un système de gestion de flotte de haute qualité permet aux entreprises de rester rentables et compétitives, dans les bons comme dans les mauvais moments.

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