Comment optimiser le processus de planification et de répartition de votre flotte ?

Conflits de plannings, mauvaises communications et paperasserie susceptible d'entraîner des erreurs. Ce ne sont là que quelques-uns des cauchemars administratifs qui peuvent être évités grâce à un logiciel de gestion de flotte.

Selon une étude réalisée en 2019, 59 % des gestionnaires de flotte affirment que le traitement de la paperasserie et des formulaires est l'un de leurs principaux défis. (Source : Peerless Research Group) Un logiciel de gestion de flotte intelligent allège ce fardeau et permet aux collaborateurs de se concentrer sur les priorités de l'entreprise.

Les équipes productives accomplissent donc davantage et se sentent plus heureuses au travail. Une meilleure efficacité réduit également les coûts de la flotte et aide les PME et les grandes entreprises à se développer. Alors, comment les logiciels de gestion de flotte permettent-ils aux gestionnaires d'optimiser la planification et la répartition de la flotte ?

Voici 7 conseils sur l'utilisation d'un logiciel pour mieux gérer une flotte.

1. Passez en revue l'historique des déplacements et les données en temps réel pour créer de meilleurs plannings.

Grâce à la télématique, les gestionnaires peuvent suivre à tout moment la localisation et les activités de chaque conducteur et véhicule de la flotte. Ils peuvent également recevoir automatiquement des rapports selon leur besoin.

Vous voulez savoir qui a travaillé sur quels sites la semaine dernière et pendant combien de temps ? Aucun problème. 

Vous voulez vérifier le temps total de temps au ralenti (arrêt moteur tournant) de tous les véhicules l'année dernière ? Rien de plus simple. 

Qu'il s'agisse d'informations d'un jour particulier ou de l'année dernière, un logiciel de gestion de flotte comme Logifleet en garde la trace. Désormais, toutes les informations dont vous avez besoin sont disponibles et accessibles en permanence.

Une meilleure visibilité signifie de meilleures décisions. Arrêtez de vous poser des questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre et commencez à vous appuyer sur des données et des faits pour accroître l'efficacité de votre équipe. 

Gérez une entreprise plus rentable grâce à la puissance des données. Des rapports personnalisés peuvent indiquer le temps d'arrêt moteur tournant, la consommation de carburant, les arrêts en cours de route, les temps de travail et bien plus encore. (En savoir plus sur les fonctionnalités avancées de Logifleet.)

Grâce aux données, les responsables peuvent obtenir à la fois une vue d'ensemble et un rapport très détaillé sur les performances des conducteurs et des actifs au fil du temps. Ils pourront ainsi constituer des équipes plus autonomes et plus productives.

2. Passez moins de temps à traiter toute la paperasse ennuyeuse et plus de temps à travailler.

Tout comme dans la vie réelle, l'activité d'une entreprise est pleine de bouleversements.

Les techniciens peuvent être amenés à faire des ajustements en cours de route voire à modifier leur planning.

Des travaux peuvent prendre plus de temps que prévu et les conducteurs peuvent prendre du retard.

Les pannes sur la route ou sur les chantiers peuvent nécessiter des réparations d'urgence. Ces retards peuvent entraîner des perturbations qui durent des heures, voire des semaines !

Dans le passé, les collaborateurs devaient parfois remplir des formulaires, présenter des reçus et remettre des documents dans toutes ces situations.

Et ces papiers pouvaient disparaître ou passer inaperçus. Toute cette paperasserie nécessite un temps supplémentaire pour la classer, l'organiser et la stocker. 

La plupart des retards internes sont dus à des processus de travail inefficaces et à des erreurs de communication. Pourquoi ajouter du travail supplémentaire, alors que vos collaborateurs sont déjà débordés de travail ?

Avec un logiciel de gestion de flotte, la plupart des formalités administratives peuvent être éliminées ou automatisées. Cela est moins perturbant pour le personnel et permet de travailler plus rapidement.

3. Mettez en place des programmes de maintenance personnalisés.

N'oubliez plus jamais d'effectuer une maintenance préventive !

 Avec un logiciel de gestion de flotte, chaque véhicule est enregistré dans le système. Vous pouvez configurer des alertes et des programmes de maintenance personnalisés pour chaque actif. Cet outil pratique permet aux gestionnaires de flotte d'économiser un temps précieux !

Le logiciel envoie automatiquement des notifications lorsqu'il est temps d'envoyer le véhicule en maintenance. Il vous rappellera même les procédures de maintenance en retard. Inutile de noter les rappels ou de tenir des registres papier. La documentation numérique permet de tout organiser et de tout conserver dans un seul endroit.

En gardant le contrôle de la maintenance, vous pouvez prolonger la durée de vie de votre véhicule et éviter des réparations plus coûteuses.

4. Adaptez-vous plus rapidement aux changements de planning de dernière minute grâce à un logiciel.

Les changements de dernière minute sont très courants dans ce secteur. Un chauffeur peut appeler au dernier moment pour signaler qu'il est malade. Un client peut effectuer une demande soudaine qui doit être satisfaite. Un accident de la circulation peut fermer une autoroute, entraînant soudainement le besoin d'itinéraires alternatifs pour tous les conducteurs.

Quelle que soit l'urgence, le logiciel de gestion de flotte peut résoudre les problèmes aussi vite qu'ils se présentent. Les responsables peuvent ajuster les itinéraires et replanifier les opérations en quelques clics. Le logiciel indique aux responsables les collaborateurs disponibles afin de réaffecter simplement les tâches ou de modifier les plannings et les priorités en fonction des besoins de l'entreprise.

Oubliez les feuilles de calcul Excel compliquées, les documents Word désorganisés ou le gaspillage de papier.

5. Créez des géozones pour accroître la productivité et améliorer le service à la clientèle.

Vos véhicules se rendent-ils souvent à un certain endroit ? Par exemple, le domicile d'un client spécifique ou un chantier de construction ? Enregistrez cet endroit comme une géozone et ajoutez une étiquette. Chaque fois que l'un des véhicules de votre flotte s'arrêtera à cet endroit, il n'affichera pas seulement les coordonnées GPS, mais aussi le nom du lieu et des remarques à son sujet.

Il est ainsi plus facile de savoir qui visite quels sites et à quelle fréquence. Grâce à ces données, la planification et la répartition futures sont un véritable jeu d'enfant.

6. Personnalisez les plannings en fonction des préférences de l'entreprise.

Votre entreprise opère-t-elle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ? Vous êtes peut-être ouvert pendant les vacances ou fermé pendant certaines périodes de l'année. Vos collaborateurs n'effectuent probablement que des services de nuit. Dans ces cas, vous pouvez personnaliser chaque planning en fonction des préférences de votre entreprise.

Cela signifie que les données sont toujours disponibles lorsque vous en avez besoin, et qu'elles sont collectées en flux continu. Les responsables n'ont pas besoin d'être sur place ou même au bureau pour examiner les plannings et gérer leur équipe. Les gestionnaires de flotte peuvent facilement manager leurs collaborateurs à distance, améliorant ainsi la mobilité de la main-d'œuvre.

7. Améliorez l'efficacité des itinéraires et le service à la clientèle grâce à l'optimisation des trajets.

Supposons qu'un camion doive réaliser 20 livraisons en une journée. Quel est l'itinéraire le plus court et le plus rapide à emprunter pour que toutes les livraisons soient effectuées dans les temps ?

Si un gestionnaire de flotte devait déterminer ces trajets en utilisant uniquement Google Maps, cela lui prendrait des heures. Google Maps ne dispose pas de fonctions d'optimisation des itinéraires. S'il fallait calculer manuellement les itinéraires pour des dizaines de véhicules, les entreprises devraient embaucher une équipe de répartiteurs uniquement pour la création des plannings !

Heureusement, avec un logiciel de gestion de flotte, l'algorithme intégré prend automatiquement en compte les plannings des conducteurs, les destinations ou les données sur le trafic pour déterminer le meilleur itinéraire à emprunter, et ce, à chaque fois !

Les gestionnaires de flotte ne perdront plus leur temps à étudier des cartes. Grâce à la technologie, les interventions se font en quelques minutes, et non plus en quelques heures. Les informations sont calculées en un seul clic !

En conclusion

Un logiciel convivial et puissant comme Logifleet remplace les systèmes de gestion de flotte dépassés. La gestion de flotte ne doit pas être un casse-tête que seuls les experts en logistique peuvent résoudre. Les données ne sont plus cloisonnées. Elles peuvent être facilement partagées et utilisées pour améliorer les performances. 

Avec un logiciel comme Logifleet, même les propriétaires exploitants et les dirigeants de petites entreprises peuvent prendre le contrôle de leurs opérations. Tout le monde en profite dans l'entreprise ! En adoptant les nouvelles technologies et en numérisant leurs opérations, les entreprises peuvent continuer à se développer et à devancer leurs concurrents. 

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