Reporting, ou production des rapports de gestion de flotte : tout ce que vous devez savoir pour gérer efficacement votre flotte

Si vous êtes responsable d'une flotte de véhicules, vous êtes bien placés pour savoir que la gestion et le suivi de ces véhicules peuvent être un véritable défi. Néanmoins, cette activité reste une tâche essentielle pour les entreprises de toutes les tailles. Lorsqu'elle est bien menée, cette activité permet d'optimiser les ressources et d'améliorer le rendement.

La Gestion de flottes doit suivre de près tous les coûts opérationnels, allant du carburant (surtout après la hausse des prix du carburant causée par les derniers événements mondiaux) à la maintenance, et le reporting est le meilleur moyen d'y parvenir. Toutefois, cela peut être accablant pour les chefs d'entreprise qui ne sont pas familiers avec la terminologie ou les processus propres à ce domaine. Heureusement, il existe des outils et des techniques pour vous aider à assurer le bon fonctionnement de l'ensemble de votre flotte.

Dans cet article, nous allons passer en revue tout ce que vous devez savoir sur les rapports structurels concernant les flottes – allant des données à collecter à la meilleure utilisation de celles-ci pour améliorer vos opérations. Si vous êtes prêt à passer la gestion de votre flotte à une vitesse supérieure, lisez la suite !

Que désigne-t-on par "rapports de flotte" ?

Les rapports de flotte sont une compilation de données qui fournissent des informations sur toutes les opérations de la flotte. Cela peut aller du diagnostic de l’état des véhicules et de la sécurité des conducteurs à la consommation de carburant et aux coûts d'entretien.

L'objectif de la gestion de flotte est de garantir la sécurité du fonctionnement de la flotte et d'optimiser son utilisation. Les rapports de flotte visent à produire des informations qui permettent aux gestionnaires de faire exactement cela. Un bon rapport couvrira toutes les activités liées à la flotte mais indiquera également les points à améliorer.

L'importance des rapports de flotte

Réfléchissons un instant à tout ce que les gestionnaires de flotte doivent accomplir. Leurs responsabilités comprennent la planification des rendez-vous d’entretien, le suivi des inventaires de véhicules et le diagnostic de leur état, le suivi de la consommation de carburant, le suivi de l’utiliation des véhicules à des fins privées et de nombreuses autres tâches. S'ils ne maîtrisent pas parfaitement leurs stratégies de reporting, les gestionnaires risquent de négliger certains détails importants, et ces omissions risquent de provoquer des problèmes opérationnels par la suite.

Les rapports de flotte vous permettent d'avoir une vision claire de la performance de votre flotte. Vous pouvez utiliser ces informations pour améliorer l'efficacité et la productivité et pour réduire les coûts de manière à maximiser votre rentabilité.

Ces rapports ont également des conséquences évidentes sur la sécurité. Le suivi du comportement des conducteurs permet d'identifier les modes de conduite à risque. En les éliminant, vous pouvez réduire la consommation de carburant et réaliser ainsi des économies sur les frais d'essence.

Les trois quarts des organisations ne disposent pas des compétences et de la technologie nécessaires pour exploiter utilement les données. Elles peuvent réussir à les collecter, mais ne parviennent pas à les organiser, les évaluer et les analyser pour en dégager une meilleure compréhension et une meilleure planification. Et c'est précisément ce que les rapports de flotte de qualité et disponibles en temps voulu peuvent vous aider à accomplir. Utilisez-les pour éviter les erreurs coûteuses, assurer le bon fonctionnement de votre flotte et vous maintenir dans la compétition.

Quelles données devez-vous intégrer dans les rapports de flotte ?

Les informations exploitables que vous allez inclure dépendent de votre flotte et de vos objectifs professionnels. À titre d'exemple, de nombreux clients de Logifleet inscrivent souvent les éléments suivants parmi leurs objectifs opérationnels :

• Réduction des coûts, optimisation et numérisation des temps de travail, et augmentation de la rentabilité par trajet.
• Réduction des trajets inutiles, obtention de données correctes sur l'utilisation des véhicules à des fins privées et professionnelles.
• Réduction des émissions de CO2, amélioration de l'empreinte environnementale des chantiers de construction et utilisation productive du temps et des ressources.

À partir de là, examinons ensemble quelques indicateurs clés que tout gestionnaire de flotte devrait surveiller de près :

Consommation de carburant

Le suivi de la consommation de carburant est un excellent moyen de surveiller les dépenses de la flotte et d'optimiser vos opérations. Si par exemple, vous constatez que certains itinéraires ne sont pas optimisés ou consomment trop d'essence, vous pouvez les modifier pour réduire les coûts d'exploitation et améliorer le rendement. Le suivi de la consommation de carburant dans les rapports de flotte comprend également les achats de carburant, les taux de consommation de la flotte et ceux de chaque véhicule.

La solution de Logifleet vous permet d'obtenir des informations fiables qui assurent la sécurité de votre flotte et réduisent les coûts à leur niveau minimum. Les images suivantes comprennent de captures d'écrans d'une plateforme montrant l'odomètre et la consommation des véhicules (provenand directement du CAN bus), que ce soit des voitures thermiques, électriques ou hybrides, les véhicules présentant des problèmes non résolus, l’ensemble des dates importantes de services et de maintenances, ainsi que d'autres détails supplémentaires.

Coûts de maintenance

Le suivi des coûts de maintenance est essentiel pour deux raisons. Premièrement, cela permet aux gestionnaires de prévoir un budget adéquat pour les travaux de réparation futurs. Ensuite, ce suivi permet d'identifier les problèmes de la flotte qui pourraient nécessiter une attention particulière. Les rapports d'entretien peuvent comporter des détails tels la date du dernier service effectué sur chaque véhicule ou le type de service dont il a bénéficié à cette occasion.

Comme indiqué ci-dessous, vous pouvez gérer les coûts de maintenance préventive à l'aide d'un logiciel de gestion de flotte. Grâce aux alertes personnalisées, vous serez informé dès qu'un problème survient sur un véhicule, ce qui vous permettra de prendre des décisions en temps utile.

Systèmes de diagnostic des véhicules

Ces données peuvent vous aider à identifier les problèmes affectant vos véhicules avant qu'ils ne deviennent graves. Elles vous permettent également de suivre les coûts d'entretien et de réparation, ce qui peut contribuer à garantir le bon fonctionnement de votre flotte à long terme. Les systèmes de diagnostic des véhicule peuvent inclure le suivi des positions GPS et les données liées aux performances du moteur, telles que les niveaux de carburant, les relevés du compteur kilométrique, etc.

Comportement des conducteurs

Comme indiqué précédemment, le suivi des comportements au volant vous permet d'identifier tout problème susceptible de compromettre la sécurité de la flotte ou de causer un stress inutile aux conducteurs. Il peut s'agir d'excès de vitesse, de freinages brusques, de fortes accélérations ou de changements de direction brutaux. Ainsi, si l'un de vos chauffeurs a régulièrement un score global de conduite insatisfaisant, vous pouvez le coacher ou le réaffecter à un autre poste où il ne constituera plus un danger pour lui-même ou pour les autres.

Idéalement, vous voudriez que vos conducteurs adoptent les principes de la conduite écologique et réduisent les émissions de CO2 de votre flotte. En suivant les indicateurs disponibles sur le tableau de bord de votre logiciel de gestion de flotte, vous pouvez évaluer les performances de vos conducteurs à l'aide d'un système de notation et identifier leurs points forts, leurs points faibles et leurs besoins en formation.

Comment procéder à la collecte des données pour les rapports de flotte

La première étape de la création d'un bon rapport de flotte consiste, naturellement, à recueillir des données. Nous pouvons accéder aux données à partir de nombreuses sources, notamment les systèmes de gestion de flotte, les relevés manuels sur les véhicules, les relevés des boitiers télématiques (GPS) et les cartes de carburant.

Les données que vous allez ainsi réunir dépendront des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour la gestion de flotte, les rapports de flotte sont généralement basés sur les indicateurs suivants :

• Le coût moyen du carburant par kilomètre
• Le nombre total de kilomètres parcourus par mois, par les véhicules de votre flotte
• Le temps moyen nécessaire pour compléter un trajet ou un travail
• Le nombre de travaux exécutés par jour

Une fois que vous obtenez les informations dont vous avez besoin, il est important de les classer sous une forme logique, adaptée à la structure des rapports. Cela signifie généralement qu'il faut les trier par type de véhicule, par entié organisationnelle (Groupe) ou par conducteur. Une fois ces informations organisées, vous pouvez commencer à les évaluer et à les analyser pour comprendre leur impact sur votre flotte.

Comment analysez les données de la flotte ?

Une fois que vous avez collecté et organisé les données dont vous avez besoin, il est temps de les analyser. Il existe de nombreuses façons de le faire, mais la plus courante consiste à créer des rapports montrant les tendances dans le temps ou entre les différents véhicules de votre flotte. Si celle-ci compte un nombre important de véhicules, vous devriez comparer vos frais de carburant à ceux d'autres flottes opérant dans des secteurs similaires. Vous pourrez ainsi vous assurer que votre flotte restera compétitive en termes de prix et de rentabilité. 

Nous pouvons décomposer le processus d'analyse des données en quatre étapes :

• Commencez en premier par identifier les indicateurs les plus importants pour votre entreprise. Il peut s'agir des taux de consommation de carburant pour chaque type de véhicule ou du comportement des conducteurs sur des trajets spécifiques.
• Deuxièmement, mesurez et suivez ces indicateurs clés de performance dans le temps afin de repérer toute tendance ou tout schéma nécessitant une attention particulière.
• Troisièmement, analysez les données pour déterminer pourquoi certains indicateurs ont changé et les mesures que vous pouvez prendre en conséquence. Si un conducteur est plus souvent en excès de vitesse que d'autres conducteurs sur des trajets similaires, il serait peut-être en train d'essayer de rattraper le temps perdu en raison d'embouteillages survenus ailleurs sur son trajet.
• Quatrièmement, utilisez les données pour prendre des décisions informées. Si vous constatez que le temps moyen nécessaire à l'exécution d’un travail augmente, vous devrez peut-être embaucher davantage de conducteurs ou réévaluer vos itinéraires actuels. L'utilisation des données pour communiquer les problèmes aux employés est le dernier aspect, et le plus important, du processus d'analyse des données.

Les solutions de gestion de flotte

Maintenant que nous avons couvert tous les éléments dont les gestionnaires de flotte ont besoin pour suivre la performance de leur flotte, discutons des outils qui peuvent leur simplifier la vie. Le logiciel de gestion de flotte est conçu pour aider les gestionnaires à prendre des décisions sur la base de données précises. Il vous permet de suivre, d'analyser et de produire des rapports sur la performance de la flotte et ce, en temps réel. Ainsi, vous pouvez rapidement identifier les opportunités d'amélioration ou les zones de risque au sein de votre entreprise.

Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de flotte, il est essentiel de choisir celui qui offre les fonctionnalités les plus importantes pour votre entreprise. Vous devez également vous assurer que le système est compatible avec les outils que vous utilisez, tels que les logiciels de gestion de parc ou les ERPs.

En définitive, il ne s'agit pas uniquement de la technologie et de la plate-forme offertes par la solution. Les services associés et les ressources dédiées du fournisseur du logiciel sont des facteurs clés de la réussite ou de l'échec de votre investissement.

Des solutions comme celle proposée par Logifleet peuvent vous aider à garder la trace de toutes les données essentielles à vos activités particulières. Une seule et même plate-forme regroupe des éléments tels les plannings des horaires de service, la consommation de carburant et la sécurité des conducteurs, et ce, pour de multiples secteurs allant du bâtiment au transport.

En résumé

Les rapports de flotte sont un outil de gestion essentiel qui permet d'évaluer les performances de la flotte et de prendre des décisions basées sur des données fiables. Un bon système de gestion de flotte ne se contente pas de faciliter la collecte de données. Il vous permet d'analyser les tendances dans le temps et entre les différents véhicules de votre flotte, et d'identifier les problèmes qui affectent votre productivité et votre rentabilité.

Assurez-vous de choisir la bonne solution et le bon partenaire pour votre entreprise et utilisez les rapports pour maximiser la performance de votre flotte. Si vous recherchez un logiciel de gestion de flotte fiable et facile à utiliser, n'hésitez pas à consulter logifleet.ch!